Zgoda pracownika na wykorzystanie wizerunku: kiedy jest potrzebna i czy można ją cofnąć

Nie, co do zasady pracodawca nie może rozpowszechniać wizerunku pracownika bez jego zezwolenia. Wymaga tego art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Ta sama jednostka redakcyjna zawiera jednak wyjątek, który w praktyce zmienia wszystko: zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba przedstawiona na wizerunku otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie i niczego wyraźnie nie zastrzegła.

To rozróżnienie decyduje o tym, czy film z Waszym zespołem będzie dało się publikować za dwa lata, czy zniknie z kanałów w dniu, w którym jego bohater złoży wypowiedzenie. Poniżej pełna ścieżka: kiedy zgoda jest potrzebna, co powinna zawierać, czy da się ją odwołać i co zrobić, żeby biblioteka materiałów nie wisiała na jednym podpisie.

Czy pracodawca może wykorzystać wizerunek pracownika bez zgody?

Domyślna odpowiedź brzmi nie. Art. 81 ust. 1 zdanie pierwsze stawia sprawę jasno: rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Umowa o pracę tego nie załatwia. Zatrudnienie daje pracodawcy prawo do efektów pracy, a nie prawo do twarzy pracownika w materiałach marketingowych, i żaden zapis w regulaminie pracy tego nie zmieni.

Warto też zapamiętać, że wizerunek jest jednocześnie daną osobową. Biegną więc dwie niezależne ścieżki: cywilna z prawa autorskiego oraz ochrona danych osobowych. Naprawienie jednej nie zamyka drugiej.

Kiedy zgoda pracownika nie jest potrzebna

Ustawa przewiduje dokładnie dwa wyjątki użyteczne w komunikacji firmowej. Oba są wąskie, ale oba realnie działają.

Pierwszy wyjątek jest w polskich firmach niemal nieużywany, choć rozwiązuje najwięcej problemów. Kluczowe jest słowo umówiona. Pensja wypłacana co miesiąc nie jest zapłatą za pozowanie, bo pracownik dostaje ją za wykonywanie obowiązków. Potrzebna jest odrębna, ustalona kwota za udział w nagraniu, najlepiej na podstawie osobnej umowy. Dokładnie na tym mechanizmie opiera się współpraca z twórcami wideo i dlatego materiał nagrany przez opłaconego twórcę ma najczystszą podstawę prawną z możliwych.

Co powinna zawierać zgoda na wykorzystanie wizerunku

Przepisy nie narzucają treści, ale praktyka procesowa jest bezlitosna dla zgód ogólnikowych. Zgoda blankietowa, która pozwala na wszystko i na zawsze, bywa podważana jako nieokreślona. Bezpieczny dokument opisuje co najmniej te elementy:

1. Konkretny materiał, a nie wizerunek w ogóle. Nagranie z określonego dnia zdjęciowego, sesja, film o konkretnym tytule roboczym.
2. Kanały publikacji. Strona kariery, LinkedIn, TikTok, YouTube, kampanie płatne. To najczęściej pomijany punkt i najczęstsze źródło sporu, bo pracownik godzi się na wpis firmowy, a materiał trafia do reklamy.
3. Czas. Bezterminowo albo na konkretny okres, z informacją, co się dzieje po jego upływie.
4. Zakres modyfikacji. Montaż, kadrowanie, napisy, skróty, tłumaczenia, wykorzystanie fragmentu w innym materiale.
5. Informację o wynagrodzeniu, jeżeli jest wypłacane. To ten element, który uruchamia wyjątek z art. 81 ust. 1 zdanie drugie.

Czy zgoda na wykorzystanie wizerunku musi być na piśmie?

Nie musi. Żaden przepis nie zastrzega formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc zgoda ustna jest ważna. Forma pisemna jest potrzebna z innego powodu: ciężar wykazania, że zezwolenie istniało i jaki miało zakres, spoczywa na tym, kto rozpowszechnia wizerunek. Bez dokumentu nie udowodnicie, że pracownik zgodził się akurat na kampanię płatną, a nie tylko na jeden wpis.

W praktyce największym hamulcem jest obieg papieru: dzień zdjęciowy jest jutro, a zgody trzeba wydrukować, podpisać i zeskanować. Prościej jest zebrać podpisy elektronicznie, zdalnie i z zachowaniem mocy dowodowej, jeszcze zanim ekipa wejdzie do biura, niż gonić skany tydzień po nagraniu.

Zgoda z RODO to nie to samo co zezwolenie z prawa autorskiego

To rozróżnienie odpowiada za większość nieporozumień w firmowych procedurach. Wizerunek podlega dwóm niezależnym reżimom naraz i każdy z nich ma własną podstawę, własny zakres i własny tryb wycofania.

Praktyczny wniosek jest taki, że wycofanie zgody na przetwarzanie danych i odwołanie zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku to dwie różne czynności o różnych skutkach. Firma, która zebrała wyłącznie klauzulę RODO i uznała temat za zamknięty, nie ma udokumentowanego zezwolenia z prawa autorskiego. Odwrotnie też: sam podpis pod zgodą wizerunkową nie porządkuje kwestii przechowywania surowych nagrań, które po dniu zdjęciowym potrafią leżeć na dyskach latami.

Dlatego dokument warto budować jako jeden komplet obejmujący oba reżimy, z osobno opisanym zakresem publikacji i osobno opisanym okresem przechowywania materiałów źródłowych.

Czy pracownik może wycofać zgodę na wykorzystanie wizerunku?

Tak, i to jest najsłabszy punkt większości firmowych bibliotek wideo. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest odwoływalna w każdej chwili na podstawie art. 7 ust. 3 RODO. Do tego dochodzi przepis, o którym mało kto pamięta przy planowaniu zdjęć.

Art. 22(1a) paragraf 2 Kodeksu pracy stanowi, że brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika ani powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, a w szczególności nie może uzasadniać odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę ani jej rozwiązania bez wypowiedzenia. Pracodawca nie ma więc żadnego narzędzia nacisku, i tak właśnie powinno być. Skutek praktyczny jest jednak taki, że film oparty wyłącznie na zgodzie pracownika można wyłączyć jedną wiadomością.

Co się dzieje, gdy pracownik odchodzi z firmy

Samo rozwiązanie umowy o pracę nie unieważnia raz udzielonego zezwolenia. To dwie odrębne podstawy prawne i wygaśnięcie jednej nie znosi drugiej. Zmienia się natomiast motywacja drugiej strony: były pracownik odwołuje zgodę znacznie częściej niż obecny, zwłaszcza gdy rozstanie nie było polubowne albo gdy pracuje już u konkurencji i nie chce firmować cudzej marki własną twarzą.

Dlatego materiały pomyślane na lata warto opierać na zapłacie za pozowanie albo na formatach bez rozpoznawalnego bohatera, a zgodę zostawić tam, gdzie materiał i tak ma krótkie życie: relacje z wydarzeń, kampanie kwartalne, posty okolicznościowe.

Co grozi za wykorzystanie wizerunku pracownika bez zgody

Odpowiedzialność jest wyłącznie cywilna. Rozdział 14 ustawy o prawie autorskim, poświęcony odpowiedzialności karnej, nie obejmuje art. 81, więc nie ma tu ani grzywny, ani postępowania karnego. Art. 83 odsyła natomiast do art. 78 ust. 1 i daje osobie z materiału trzy roszczenia.

Do tego dochodzi niezależna ścieżka skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, bo wizerunek pozostaje daną osobową. Realny koszt rzadko jest jednak kosztem sądowym. Zwykle jest nim konieczność zastąpienia najlepszego materiału w bibliotece w środku kampanii rekrutacyjnej.

Jak zaplanować materiały, żeby nie wisiały na jednej zgodzie

Sprawdza się prosta zasada podziału biblioteki na trzy warstwy. Materiały filarowe, które mają pracować kilkanaście miesięcy, opierajcie na umówionej zapłacie za pozowanie. Warstwę uzupełniającą, czyli przebitki, ujęcia biura, procesu i sprzętu, budujcie jako szczegół całości, bo nie wymaga niczyjej zgody i nie starzeje się razem z rotacją. Zgodę pracownika zostawcie dla treści bieżących.

Przy takim podziale odejście jednej osoby kosztuje jeden materiał, a nie cały kwartał komunikacji. Osobnym zamówieniem są filmy employer brandingowe, przy których rozpisaliśmy formaty, kanały i budżety, a jeżeli szukacie materiału pod jeden konkretny wakat, właściwym punktem wyjścia jest film rekrutacyjny. Zasady licencjonowania samego nagrania, czyli to, jak długo i gdzie wolno je publikować, opisujemy osobno w tekście o prawach do treści i usage rights.

Jeżeli nie chcecie w ogóle wchodzić w temat zgód wewnątrz zespołu, najprostszą drogą jest współpraca z twórcami, którzy występują przed kamerą zawodowo i za ustalone wynagrodzenie. Przejrzyjcie portfolia zweryfikowanych twórców i zamówcie pierwszy zestaw materiałów z umową, która zamyka podstawę wizerunkową od pierwszego dnia.