Wideo dla agencji eventowych i organizatorów imprez firmowych
Reklama agencji eventowej i firmy eventowej. Filmy z eventów, po których firmy same piszą o termin
Zdjęcie sceny z balonami ma każda agencja w regionie. Osoba z HR, która w październiku szuka kogoś na wigilię dla 120 osób, chce zobaczyć, jak wyglądał wieczór u innej firmy i czy nic się nie posypało. Takie krótkie filmy z eventów, backstage'u i rozmów z klientami nagrywają u nas twórcy UGC.
Film od 300 zł netto. Umowa, licencja na emisję i zgody osób w kadrze w standardzie. Scenariusz sprawdzany pod kątem ustawy o imprezach turystycznych i reklamy alkoholu.
Wigilia firmowa, 120 osób, 18 dni przygotowań
Krótka odpowiedź
Reklama agencji eventowej najlepiej sprzedaje się krótkimi filmami z prawdziwych realizacji: relacja z wieczoru, backstage i wypowiedź klienta. Trzy rzeczy trzeba sprawdzić przed publikacją. Wyjazd integracyjny z noclegiem reklamowany w jednej cenie jest imprezą turystyczną, która wymaga wpisu do rejestru i zabezpieczenia. Goście zamkniętej gali potrzebują własnej zgody na wizerunek. Bar z wódką albo logo marki alkoholu w kadrze to reklama alkoholu z grzywną od 10 000 do 500 000 zł.
Run of show
Jakie filmy sprzedają agencję eventową
Układamy produkcję tak jak scenariusz wydarzenia. Każdy film odpowiada na inne pytanie, które zadaje sobie osoba wybierająca agencję, zanim w ogóle wyśle zapytanie.
Zapowiedź i wizja lokalna
Twórca pokazuje salę albo teren przed montażem i mówi, co tu powstanie. Odpowiada na pytanie, czy agencja zna miejsca.
Backstage montażu
Scena, światło, próba dźwięku w przyspieszeniu. Pokazuje ekipę i sprzęt, którego nie widać na zdjęciach z gali.
Relacja z wieczoru
30 do 60 sekund z perspektywy gościa: wejście, pierwszy punkt programu, jedzenie, parkiet. Najmocniejszy format do reklam.
Wypowiedź klienta
Osoba z HR albo zarządu mówi jednym zdaniem, co ją ujęło. Działa lepiej niż każda obietnica agencji.
Case study z liczbami
Liczba uczestników, czas przygotowań, budżet na osobę, jedna rzecz, która poszła inaczej i jak ją rozwiązano.
Zespół i koordynator
Kto odbiera telefon o 23, gdy zabraknie kabla. Buduje zaufanie przed pierwszą rozmową.
Te same formaty sprawdzają się przy obiektach, które goszczą wydarzenia. Jak reklamować samo miejsce, a nie organizatora, opisaliśmy przy reklamie sali weselnej i reklamie hotelu z salą konferencyjną.
Przed publikacją
Trzy przepisy, o które potyka się reklama firmy eventowej
Omówienia marketingu agencji eventowych kończą się na portfolio i mediach społecznościowych. Poniżej sytuacje z prawdziwych filmów, przepis, który się uruchamia, i to, co robimy w scenariuszu.
| Co widać w reklamie | Przepis | Skutek | Co robimy |
|---|---|---|---|
| „Wyjazd integracyjny na Mazury, hotel, autokar i atrakcje w jednej cenie” | Art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy o imprezach turystycznych | Pakiet jest imprezą turystyczną. Potrzebny wpis do rejestru (art. 22 ust. 2) i zabezpieczenie (art. 7) | Reklamujemy wyjazd tylko przy wpisie albo pokazujemy sam event w miejscu, bez pakietu podróży |
| Piknik rodzinny dla 1500 osób na terenie otwartym | Art. 3 pkt 1 i 2 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych | Od 1000 miejsc w plenerze i 500 w budynku impreza jest masowa, wniosek o zezwolenie 30 dni przed (art. 25) | W case study mówimy wprost, kto uzyskał zezwolenie. To argument sprzedażowy, nie ryzyko |
| Zbliżenia gości na zamkniętej gali klienta | Art. 81 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 prawa autorskiego | Wyjątek obejmuje szczegół publicznej imprezy. Zamknięta gala nie jest publiczna | Zgody zbierane przy rejestracji gości albo ujęcia z udziałem twórców |
| Bar z wódką, drink z logo marki, degustacja whisky | Art. 13¹ ust. 1 i ust. 10 ustawy o wychowaniu w trzeźwości | Reklama alkoholu innego niż piwo, grzywna od 10 000 do 500 000 zł (art. 45²) | Kadrujemy bez etykiet, pokazujemy stół, scenę i ludzi, nie butelki |
Ustawa o imprezach turystycznych
Kiedy wyjazd integracyjny w reklamie agencji staje się imprezą turystyczną
To najdroższa pomyłka w reklamie firmy eventowej, bo sankcja nie jest administracyjna, tylko karna.
Ustawa z 24 listopada 2017 r. nie pyta, czy firma nazywa siebie agencją eventową, czy biurem podróży. Liczy się to, co sprzedaje. Połączenie co najmniej dwóch usług turystycznych na potrzeby tej samej podróży (art. 4 pkt 2), na przykład noclegu i przewozu, oferowane po jednej cenie albo reklamowane jako impreza turystyczna lub podobnie (art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. b i c), tworzy imprezę turystyczną. Agencja, która je tworzy i sprzedaje, jest organizatorem turystyki.
Organizator potrzebuje wpisu do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa (art. 22 ust. 2) i zabezpieczenia finansowego na wypadek niewypłacalności (art. 7). Prowadzenie takiej działalności bez wpisu albo bez zabezpieczenia jest zagrożone grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3 (art. 59 ust. 2 i art. 60). Rejestr jest jawny (art. 24 ust. 6), więc klient i konkurencja sprawdzą wpis w kilka minut.
Druga strona medalu: agencja z wpisem może to pokazać w reklamie jako przewagę. Firmy, które wysyłają 60 pracowników na trzy dni, pytają o zabezpieczenie coraz częściej, a większość konkurentów o nim milczy. Jak ten sam przepis działa przy sprzedaży wycieczek, opisaliśmy przy reklamie biura podróży.
1Wyjazd trwa krócej niż 24 godziny i nie ma noclegu?
Tak: ustawa nie ma zastosowania (art. 3 pkt 3).
Nie: pytanie dalej.
2Klient kupuje w ramach umowy generalnej o organizowanie podróży służbowych?
Tak: ustawa nie ma zastosowania (art. 3 pkt 2).
Nie: pytanie dalej.
3Łączycie co najmniej dwie usługi turystyczne, na przykład nocleg i autokar?
Nie: to nie jest impreza turystyczna.
Tak: pytanie dalej.
4Jedna cena, jeden punkt sprzedaży albo reklama jako impreza turystyczna lub podobnie?
Tak: jesteście organizatorem turystyki. Wpis i zabezpieczenie przed reklamą.
Nie: sprawdźcie jeszcze powiązane usługi turystyczne (art. 6).
Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych
Duży piknik firmowy w reklamie agencji i próg imprezy masowej
Liczba uczestników w case study to najlepszy dowód skali. Warto wiedzieć, od jakiej liczby miejsc wydarzenie przestaje być zwykłą imprezą i czego wtedy spodziewa się klient.
1000 miejsc
Stadion, obiekt niebędący budynkiem albo teren otwarty. Od tego progu impreza artystyczno-rozrywkowa jest masowa (art. 3 pkt 2 lit. a).
500 miejsc
Hala albo inny budynek. Tu próg jest dwa razy niższy (art. 3 pkt 2 lit. b).
30 dni
Najpóźniej tyle przed imprezą masową organizator składa wniosek o zezwolenie i zwraca się o opinie policji, straży i sanepidu (art. 25 ust. 1).
Ustawa wyłącza imprezy zamknięte organizowane przez pracodawców dla ich pracowników (art. 3 pkt 1 lit. f), o ile rodzaj imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu. Piknik z rodzinami, kontrahentami i gośćmi z zewnątrz trudniej uznać za zamknięty. Organizacja imprezy masowej bez zezwolenia jest przestępstwem z art. 58 ust. 1: grzywna nie mniejsza niż 240 stawek dziennych, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności od 6 miesięcy do lat 8. Agencja, która takie zezwolenia załatwia, powinna o tym mówić w filmie, bo dla klienta to realne ryzyko zdjęte z głowy.
Wizerunek
Goście zamkniętej gali potrzebują własnej zgody
Art. 81 ust. 1 prawa autorskiego wymaga zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku.
Wyjątek z ust. 2 pkt 2 obejmuje osobę, która jest jedynie szczegółem całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz albo publiczna impreza. Wigilia firmowa, gala jubileuszowa czy wyjazd motywacyjny są zamknięte, więc na wyjątek trudno się powołać, a zbliżenie na tańczącą parę i tak nie jest szczegółem. Zgoda działu HR klienta nie zastępuje zgody pracownika. Dlatego zgody zbieramy przy rejestracji gości, a ujęcia z bliska obsadzamy twórcami, którzy dostają zapłatę za udział.
Alkohol
Open bar w filmie agencji to reklama alkoholu
Art. 13¹ ustawy o wychowaniu w trzeźwości dopuszcza reklamę i promocję wyłącznie piwa, pod ośmioma warunkami.
Kadr z barem pełnym wódki, drink z logo sponsora czy degustacja whisky jako atrakcja wieczoru to w reklamie agencji rozpowszechnianie znaków towarowych napojów alkoholowych. Zakaz obejmuje zleceniodawcę i zleceniobiorcę (ust. 10), czyli agencję i autora filmu, a grzywna wynosi od 10 000 do 500 000 zł (art. 45² ust. 1). Wyjątek z ust. 9 dotyczy terenu punktu sprzedaży, nie profilu agencji. Szczegółowo, z listą warunków dla piwa, opisaliśmy to przy reklamie pubu i baru.
Budżet
Ile kosztuje reklama agencji eventowej na wideo
Widełki, z którymi planuje się sezon. Kreacja to jednorazowy koszt, media płaci się co miesiąc.
| Pozycja | Typowy koszt | Uwagi |
|---|---|---|
| Pojedynczy film UGC | od 300 zł netto | Montaż, napisy, licencja na emisję w reklamach |
| Pakiet na sezon (5 do 8 filmów) | 1500 do 3000 zł | Relacja, backstage, wypowiedź klienta, case study |
| Stała dostawa kreacji | od 2000 zł miesięcznie | Nowe filmy po każdej większej realizacji |
| Budżet mediowy (jeden region) | 1500 do 4000 zł miesięcznie | Kampanie do działów HR, marketingu i zarządów |
| Szczyt sezonu | około 1,5 do 2 razy więcej | Wrzesień i październik (wigilie), styczeń do marca (lato) |
| Agencja marketingowa do prowadzenia kampanii | 1500 do 5000 zł miesięcznie | Opcjonalnie, gdy nie prowadzicie kampanii sami |
Rachunek opłacalności, czyli ile może kosztować jedno zapytanie przy evencie za 30 000 zł i przy wyjeździe za 90 000 zł, rozpisaliśmy w artykule ile kosztuje reklama agencji eventowej. Stawki za pojedynczy materiał i pakiety są w cenniku UGC.
Uczciwie
Czego ten model nie zrobi za agencję eventową
Film z eventu przyspiesza decyzję, ale nie zastępuje kilku rzeczy, które zostają po Waszej stronie.
Nie załatwimy wpisu do rejestru
Wpis u marszałka i zabezpieczenie finansowe to obowiązek organizatora turystyki. Bez nich reklamujemy event w miejscu, nie wyjazd.
Nie zbierzemy zgód za klienta
Formularz zgody na wizerunek dostarczamy, ale podpisy gości zbiera organizator przy rejestracji.
Nie nagramy wszystkiego na jednym evencie
Relacja z wieczoru powstaje w trakcie, case study po rozliczeniu. To dwa terminy, nie jeden.
Nie obiecujemy liczby zapytań
Wynik zależy od regionu, sezonu i oferty. Obiecujemy materiał gotowy do emisji w 1 do 2 tygodni.
Twórców, którzy nagrywają relacje z eventów w Waszym mieście, można przejrzeć w bazie twórców UGC i zlecić nagranie bez agencji pośredniczącej.
FAQ
Najczęstsze pytania o reklamę agencji eventowej
Pytania, które padają, zanim agencja albo organizator imprez firmowych zamówi pierwsze filmy.
Jak reklamować agencję eventową, żeby przychodziły zapytania od firm?
Pokazując gotowe wydarzenia z perspektywy gościa, a nie listę usług. Najlepiej działa krótka relacja z eventu (30 do 60 sekund), backstage montażu sceny, wypowiedź zadowolonego klienta i case study z liczbą uczestników, budżetem na osobę i czasem przygotowań. Osoba z HR albo marketingu, która planuje imprezę firmową, kupuje spokój, więc film ma pokazać, że wszystko było dopięte.
Czy agencja eventowa organizująca wyjazd integracyjny musi mieć wpis do rejestru organizatorów turystyki?
Jeżeli wyjazd łączy co najmniej dwie usługi turystyczne, na przykład nocleg i przewóz, i trwa 24 godziny albo obejmuje nocleg, to jest imprezą turystyczną w rozumieniu ustawy z 24 listopada 2017 r. Taka działalność wymaga wpisu do rejestru u marszałka województwa (art. 22 ust. 2) i zabezpieczenia finansowego (art. 7). Wyjątkiem jest umowa generalna o podróże służbowe z art. 3 pkt 2.
Czy słowo „wyjazd integracyjny” w reklamie może stworzyć imprezę turystyczną?
Samo słowo nie, ale reklama pakietu przy użyciu określenia „impreza turystyczna” lub podobnego jest jedną z przesłanek z art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. c. Jeśli agencja reklamuje „wyjazd integracyjny z noclegiem, transportem i atrakcjami w jednej cenie”, spełnia też lit. b (cena całkowita). Wtedy nawet osobne umowy z hotelem i przewoźnikiem nie zmieniają oceny.
Kiedy event firmowy jest imprezą masową?
Impreza artystyczno-rozrywkowa jest masowa, gdy liczba udostępnionych miejsc wynosi co najmniej 1000 w plenerze albo na stadionie lub co najmniej 500 w budynku (art. 3 pkt 2 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych). Ustawa wyłącza imprezy zamknięte organizowane przez pracodawców dla ich pracowników (art. 3 pkt 1 lit. f). Piknik z rodzinami i gośćmi z zewnątrz warto ocenić osobno.
Czy agencja eventowa może wrzucić do reklamy zdjęcia i filmy z gali klienta?
Tylko ze zgodą osób, które są w kadrze rozpoznawalne. Art. 81 ust. 2 pkt 2 prawa autorskiego zwalnia ze zgody osobę, która jest jedynie szczegółem całości takiej jak publiczna impreza, a zamknięta gala firmy nie jest imprezą publiczną. Zgoda pracodawcy nie zastępuje zgody pracownika. Bezpieczniej zbierać zgody przy rejestracji gości albo obsadzić ujęcia twórcami.
Czy w filmie z eventu może być widać bar z wódką albo logo marki alkoholu?
W reklamie agencji nie. Art. 13¹ ustawy o wychowaniu w trzeźwości zakazuje reklamy i promocji napojów alkoholowych innych niż piwo, a zakaz obejmuje zleceniodawcę i zleceniobiorcę (ust. 10). Grzywna wynosi od 10 000 do 500 000 zł (art. 45² ust. 1). Wyjątek z ust. 9 dotyczy tylko terenu punktu sprzedaży, nie profilu agencji w internecie.
Ile kosztuje wideo UGC do reklamy agencji eventowej?
Pojedynczy materiał od twórcy kosztuje od 300 zł netto z montażem, napisami i licencją na emisję. Pakiet 5 do 8 filmów na sezon zapytań to zwykle 1500 do 3000 zł, a stała dostawa nowych kreacji od 2000 zł miesięcznie. Budżet mediowy agencji działającej w jednym regionie mieści się najczęściej w 1500 do 4000 zł miesięcznie.
Kiedy agencja eventowa powinna zacząć reklamę przed sezonem?
Z wyprzedzeniem, bo firmy rezerwują terminy dawno przed wydarzeniem. Imprezy świąteczne i wigilie firmowe zamyka się zwykle we wrześniu i październiku, pikniki i wyjazdy letnie planuje się od stycznia do marca. Filmy z poprzedniego sezonu trzeba mieć zmontowane i zatwierdzone, zanim zaczną się te okna decyzyjne, a nie w trakcie.
Powiązane
Dokąd dalej
Strony czytane najczęściej razem z tą.
Ile kosztuje reklama agencji eventowej
Budżet miesięczny, koszt zapytania i próg opłacalności.
Reklama biura podróży
Impreza turystyczna w reklamie, cena całkowita i dopłaty.
Filmy employer brandingowe
Gdy klient chce z eventu zrobić też film o firmie.
Reklama escape roomu
Integracje firmowe, urodziny i rezerwacje pokoi na godziny.
Cennik UGC
Stawki za pojedynczy film, pakiety i stałą dostawę.
Pokażmy Wasz najlepszy event firmom, które dopiero szukają agencji
Napiszcie, jaki event realizujecie najbliżej i dla ilu osób. Dobierzemy twórców z Waszego regionu, napiszemy scenariusz bez etykiet alkoholu i bez pakietu podróży, jeśli nie macie wpisu, przygotujemy wzór zgody dla gości i sprawdzimy każdy film, zanim trafi do emisji.