Ile kosztuje reklama agencji eventowej? Budżet miesięczny i koszt zapytania od firmy

Reklama agencji eventowej działającej w jednym regionie kosztuje najczęściej od 1500 do 4000 zł miesięcznie budżetu mediowego, a w szczycie sezonu (wrzesień i październik przed wigiliami firmowymi oraz styczeń do marca przed latem) około 1,5 do 2 razy więcej. Do tego dochodzi kreacja: pojedynczy film od twórcy od 300 zł netto, pakiet 5 do 8 filmów na sezon 1500 do 3000 zł. Ile to się zwraca, zależy od jednej liczby, której większość agencji nie liczy: ile wolno zapłacić za jedno zapytanie od firmy.

Poniżej rozpisujemy budżet na składniki, pokazujemy rachunek dla eventu za 30 000 zł i wyjazdu integracyjnego za 90 000 zł oraz to, kiedy wydatek na reklamę przestaje mieć sens. Filmy, które w tej branży sprzedają najlepiej, i przepisy, o które potyka się reklama wyjazdów, opisaliśmy na stronie o reklamie agencji eventowej.

Ile kosztuje reklama agencji eventowej miesięcznie

Budżet mediowy agencji eventowej jest wyższy niż lokalnego pubu czy gabinetu, bo odbiorca jest węższy. Nie reklamujecie się mieszkańcom osiedla, tylko osobom z działów HR, marketingu i zarządów firm z regionu, które w danym kwartale planują wydarzenie. Takich ludzi jest mało, więc każdy z nich musi zobaczyć reklamę kilka razy, zanim przypomni sobie o Was przy wyborze agencji.

Najczęstszy błąd to odwrócone proporcje: kilka tysięcy złotych na jeden film z drona z najdroższej gali i kilkaset złotych na emisję. Jeden film ogląda się do znudzenia po dwóch tygodniach. Pięć krótszych materiałów z różnych realizacji pozwala kampanii działać cały sezon i pokazuje, że agencja robi więcej niż jeden typ wydarzeń.

Ile może kosztować jedno zapytanie od firmy

Budżet reklamowy ma sens tylko w odniesieniu do marży z jednego zlecenia. Rachunek robi się w trzech krokach i każdy możecie podstawić własnymi liczbami.

1. Marża z typowego zlecenia. Wigilia firmowa dla 120 osób po 250 zł na osobę to 30 000 zł obrotu. Przy marży 15 procent zostaje 4500 zł.
2. Sufit kosztu pozyskania klienta. Bezpieczna reguła mówi, żeby na pozyskanie nie wydawać więcej niż jedną trzecią marży z pierwszego zlecenia. Tu wychodzi 1500 zł.
3. Sufit kosztu zapytania. Jeśli podpisujecie umowę z co czwartym zapytaniem, jedno zapytanie może kosztować do 375 zł. Przy co drugim zapytaniu nawet 750 zł.

Ten sam rachunek dla wyjazdu integracyjnego wygląda zupełnie inaczej. Trzy dni dla 60 osób po 1500 zł to 90 000 zł obrotu i 13 500 zł marży przy 15 procentach. Jedna trzecia to 4500 zł na pozyskanie klienta, a przy co czwartym zapytaniu zakończonym umową sufit kosztu zapytania rośnie do 1125 zł.

Wniosek jest prosty. Przy budżecie 3000 zł miesięcznie wystarczy jedna podpisana wigilia w miesiącu, żeby reklama się zwróciła, a jeden wyjazd pokrywa koszt kampanii na cały kwartał. Większość agencji, które mówią, że reklama im się nie opłaca, nie liczy tego na poziomie zlecenia, tylko patrzy na liczbę polubień.

Ile kosztuje klik i zapytanie w kampanii do firm

Orientacyjnie klik w kampanii kierowanej do osób decydujących w firmach kosztuje na Facebooku i Instagramie od 1 do 4 zł, a na platformach stricte biznesowych kilka razy więcej. Zapytanie z formularza wychodzi zwykle od 80 do 400 zł, w zależności od regionu, sezonu i tego, czy reklama pokazuje prawdziwą realizację, czy ogólne hasło o „niezapomnianych chwilach”. To mieści się w sufitach z tabeli wyżej z dużym zapasem, pod warunkiem że zapytania są od firm, a nie od osób szukających wodzireja na osiemnastkę.

Dlatego film ma od pierwszej sekundy pokazywać skalę i kontekst firmowy: scenę na 120 osób, identyfikator na smyczy, prezesa przy mikrofonie. Osoba, która planuje przyjęcie rodzinne, sama przewinie dalej, i to jest oszczędność budżetu, a nie strata zasięgu.

Kiedy wydać najwięcej, czyli kalendarz budżetu

Branża eventowa ma dwa wyraźne okna decyzyjne i budżet powinien za nimi iść, a nie rozkładać się równo na dwanaście miesięcy.

1. Wrzesień i październik. Firmy zamykają wigilie i imprezy świąteczne. Tu idzie największa część budżetu, a filmy z zeszłorocznych wigilii muszą być gotowe w sierpniu.
2. Styczeń do marca. Planowanie pikników, dni firmowych i wyjazdów letnich. Dobry moment na case study z liczbami z poprzedniego lata.
3. Kwiecień do sierpnia. Niższy budżet, remarketing i nagrywanie nowych materiałów przy bieżących realizacjach.
4. Listopad i grudzień. Realizacja zamiast sprzedaży. Tu powstają filmy na przyszły sezon, a emisję można ograniczyć do minimum.

Koszt samego miejsca też wpływa na rachunek. Przy konferencjach i szkoleniach dla firm sala bywa największą pozycją kosztorysu, więc agencje coraz częściej porównują oferty, zanim pokażą klientowi wycenę. Kto szuka wynajmu sali konferencyjnej dla firmy, zwykle porównuje kilka obiektów w jednym mieście, a różnica w cenie dnia sali przekłada się bezpośrednio na marżę, od której zaczęliśmy rachunek.

Czego nie liczyć do budżetu reklamy, a o czym pamiętać

Są koszty, które nie należą do kampanii, ale bez nich reklama części oferty jest niemożliwa albo ryzykowna. Wyjazd integracyjny z noclegiem i przewozem sprzedawany po jednej cenie jest imprezą turystyczną, więc przed reklamą potrzebny jest wpis do rejestru organizatorów turystyki i zabezpieczenie finansowe. Zgody gości na wizerunek zbiera się przy rejestracji na event, a nie po fakcie. Kadr z barem pełnym wódki w reklamie agencji to reklama alkoholu. Te trzy rzeczy rozpisaliśmy z przepisami na stronie o reklamie agencji eventowej, a stawki za filmy są w cenniku UGC.

Najczęstsze pytania o koszt reklamy agencji eventowej

Ile agencja eventowa powinna wydawać na reklamę?

Tyle, żeby koszt pozyskania jednego klienta nie przekraczał jednej trzeciej marży z pierwszego zlecenia. Dla agencji realizującej wigilie po 30 000 zł obrotu oznacza to do 1500 zł na klienta, a przy budżecie mediowym 1500 do 4000 zł miesięcznie wystarczy jedno nowe zlecenie w miesiącu, żeby kampania się zwróciła.

Czy reklama agencji eventowej na Facebooku się opłaca?

Opłaca się, gdy film pokazuje prawdziwą realizację dla firmy, a kampania trafia do osób, które oglądały Wasze materiały albo stronę. Klik kosztuje orientacyjnie 1 do 4 zł, zapytanie 80 do 400 zł. Nie opłaca się ogólne hasło o niezapomnianych chwilach, bo przyciąga zapytania prywatne zamiast firmowych.

Ile kosztuje film z eventu do reklamy?

Krótki film od twórcy UGC kosztuje od 300 zł netto z montażem, napisami i licencją na emisję. Pakiet 5 do 8 filmów z jednego sezonu to 1500 do 3000 zł. Pełna produkcja z ekipą i dronem to zwykle kilka tysięcy złotych za jeden materiał, który lepiej sprawdza się na stronie niż w kampanii.

Kiedy agencja eventowa powinna zacząć reklamę wigilii firmowych?

We wrześniu, a filmy trzeba mieć gotowe w sierpniu. Firmy zamykają wigilie zwykle we wrześniu i październiku, więc reklama uruchomiona w listopadzie trafia do osób, które już podpisały umowę z kimś innym. Budżet w tych dwóch miesiącach może być o połowę do dwóch razy wyższy niż średnio.

Jeśli chcecie przygotować filmy na najbliższe okno decyzyjne, opiszcie event, dla ilu osób i w jakim mieście. Twórców z Waszego regionu można przejrzeć w bazie twórców UGC.